Administrador de fincas, optimice la relación con sus clientes con un software de servicio posventa de gestión de alquileres

Ser administrador de fincas es un trabajo polifacético que requiere una amplia gama de habilidades. Además de la gestión administrativa y financiera de los condominios, hay un área igualmente crucial que requiere una atención diaria específica por parte de los administradores: atender las solicitudes de averías y mantenimiento.

Por eso, utilizar una herramienta de gestión de las solicitudes de los residentes además de un software de gestión de alquilereses un aliado indispensable para todo administrador de condominios. 

El software de ticketing de gestión de alquiler también conocido como software post-venta de gestión de alquileres responde específicamente a esta necesidad. Amplía la funcionalidad de un software de gestión de alquileres ofreciendo una plataforma dedicada a la gestión rápida y eficaz de las cuestiones operativas cotidianas planteadas por los residentes.

Mediante la integración de un software de ticketing a su ecosistema, los administradores de fincas disponen de una potente herramienta que optimiza la gestión operativa de sus propiedades y mejora la satisfacción de los residentes.

En este artículo, analizamos cómo una herramienta de este tipo puede gestionar peticiones o quejas específicas de los ocupantes.

En la vida de una empresa de administración de fincas, la gestión de los espacios compartidos y el mantenimiento de los inmuebles nunca están exentos de problemas. Las quejas y el descontento de los inquilinos suelen reflejar un sistema de gestión que se esfuerza por responder eficazmente a sus necesidades. Estas tensiones no son sólo un síntoma de mala comunicación, sino también de un proceso de gestión de incidentes que requiere modernización. He aquí algunos extractos: 

• "Hace semanas que se ignora mi petición de que reparen el sistema de calefacción. ¿Cómo voy a quedarme en un piso tan frío?".
• "Tras informar de una fuga de agua, nadie vino a arreglarlo. Los daños empeoran cada día".
• "Denunciamos un fallo de iluminación en las zonas comunes hace más de un mes, y sigue habiendo una oscuridad absoluta".
• "Cada vez que intento ponerme en contacto con el agente gestor por un problema, acabo dando vueltas sin obtener una respuesta concreta."
• "He enviado varios correos electrónicos en relación con las molestias por ruido sin recibir ningún tipo de ayuda ni siquiera acuse de recibo".
• "¿Por qué no hay seguimiento tras las inspecciones? Nunca recibimos feedback ni planes de acción.
• "El sistema actual de notificación de problemas es complicado y desalentador. ¿No podría simplificarse?".
• "Parece que no se da prioridad a los problemas urgentes. ¿No debería primar la seguridad?".
• "Nos informaron de una inspección la semana pasada, pero no vino nadie. Una total falta de respeto por nuestro tiempo".
• "La última reparación fue una chapuza. No es aceptable tener que pedir correcciones constantemente".

Estas quejas, extraídas de las cartas y correos electrónicos de los inquilinos, ilustran claramente el abanico de frustraciones que se encuentran a diario, ponen de manifiesto las deficiencias de la gestión actual y subrayan la necesidad urgente de encontrar una solución adecuada.

Ante las demandas y frustraciones expresadas por los ocupantes, la necesidad de un enfoque innovador y eficaz para la gestión de copropiedades es más evidente que nunca. Aquí es donde la software de ticketing o software de servicio posventa de gestión de alquileres. Transforma los obstáculos en oportunidades para mejorar la comunicación, acelerar el proceso de operaciones de mantenimiento y aumenta la confianza de los residentes. Al adoptar una herramienta de gestión de solicitudes, los administradores de edificios no solo pueden resolver problemas operativos con eficacia, sino también mejorar significativamente su comunicación con los residentes.

A continuación le explicamos cómo este tipo de software ofrece soluciones prácticas a los problemas habituales de la gestión inmobiliaria:

El software de gestión de alquileres simplifica la gestión de supresión de reservas reparación y mantenimiento permitiendo a los residentes informar fácilmente de los problemas a través de una aplicación móvil. Esta aplicación cuenta con una interfaz muy intuitiva en la que pueden crear su perfil.  A continuación, sólo tienen que conectarse para notificar el incidente o hacer la solicitud que les preocupa con sólo unos clics en la aplicación. Cada solicitud se registra, se prioriza en función de su urgencia y se rastrea hasta que las partes interesadas la resuelven. Esto aumenta la rapidez de intervención al organizar las necesidades de mantenimiento y reparación, para gran satisfacción de los residentes.

En particular, los incidentes críticos, como fugas de agua, cortes de electricidad o problemas de seguridad, se gestionan con mayor eficacia. Un software de ticketing permite priorizar y gestionar de forma centralizada las incidencias, facilitando la rápida intervención de los servicios de mantenimiento o emergencia adecuados. Cada incidencia dispone de estados de avance que permiten al residente y al gestor supervisar el estado de la incidencia en tiempo real. Este enfoque sistemático minimiza délais d’intervention et réduit l’impact négatif de tels incidents sur la vie quotidienne des résidents.

La comunicación entre los residentes y el administrador del edificio es esencial para una buena gestión del alquiler. Cuando se notifica una incidencia en la plataforma, la información en tiempo real sobre el progreso de su resolución refuerza la transparencia y la confianza entre los residentes y el administrador del edificio.

El mantenimiento preventivo de las zonas comunes y los equipos del edificio mediante inspecciones periódicas de mantenimiento preventivo es crucial. Con el software de ticketing, la planificación y gestión de seguimiento de las intervenciones simplificarse y sistematizarse. Los recordatorios automáticos y los registros de inspección ayudan a garantizar que las comprobaciones de seguridad y funcionalidad se llevan a cabo con regularidad, manteniendo los niveles de calidad y seguridad deseados en el edificio.

En resumen, la integración de un software post venta de gestión de alquileres permite resolver eficazmente los problemas de mantenimiento, mejorar el seguimiento de las incidencias, facilitar la comunicación con los residentes y programar las inspecciones con mayor eficacia. Esta tecnología es, por tanto, un activo importante para los administradores de fincas modernos que desean ofrecer un servicio superior y aumentar la satisfacción de los residentes.

Entre los retos diarios a los que se enfrentan los administradores de comunidades de propietarios, la satisfacción del cliente sigue siendo una preocupación clave.

En este contexto, la adopción de software de venta de entradas representa una evolución significativa en la gestión de sus propiedades, marcando un punto de inflexión hacia una gestión más proactiva, reactiva y centrada en el residente.

Los administradores de fincas modernos equipados con estas herramientas tecnológicas elevan el nivel de servicio y eficacia, mejorando la experiencia de vivir en una comunidad de propietarios y aumentando la confianza de sus residentes.