Etude de cas - L'impact d' un logiciel de propreté urbaine

La gestion de la propreté urbaine constitue un enjeu majeur pour les collectivités territoriales. Face à des villes en constante expansion et aux exigences croissantes des citoyens, les communes doivent relever des défis importants pour garantir des espaces publics propres, sûrs et agréables à vivre. La prolifération des déchets, les dégradations du mobilier urbain et les dépôts sauvages sont autant de problématiques qui exigent des réponses rapides et adaptées.

Dans ce contexte, la digitalisation des services de propreté urbaine émerge comme une réponse à ces enjeux. L’intégration de solutions numériques, comme un logiciel de ticketing, permet de simplifier la gestion de la propreté urbaine.

Découvrez comment la digitalisation des services généraux, notamment en ce qui concerne la gestion de la propreté urbaine, devient plus efficiente grâce aux logiciels de ticketing utilisés par les villes et prestataires territoriaux.

La propreté urbaine est un enjeu central pour les collectivités locales, reflétant non seulement l’image de la ville, mais également son engagement en faveur de la santé publique et du bien-être citoyen. Cependant, face aux nombreux défis, en partie dûs à l’augmentation des incivilités, il devient indispensable de moderniser les méthodes de gestion. Dans ce contexte, la digitalisation des process grâce à un logiciel adapté, se présente comme la solution incontournable pour gérer efficacement les espaces publics.

Les collectivités font face à plusieurs défis au quotidien:

• L’augmentation des incivilités urbaines : dépôts sauvages, tags et dégradations sont de plus en plus fréquents, rendant la gestion des espaces publics plus complexe et coûteuse.
• Le manque de réactivité : les méthodes traditionnelles de gestion des incidents (téléphone, mail, papier,…) ne permettent pas une réactivité et un suivi suffisants face à ces problèmes. L’absence de remontées d’informations efficaces ralentit la chaîne de prise de décision puis de prise en charge des interventions.
• La satisfaction citoyenne en baisse : les attentes des citoyens augmentent, notamment en ce qui concerne la propreté des espaces publics et la rapidité des interventions en cas de problème . Cela entraîne une pression croissante sur les services de propreté.

Pour répondre à ces défis, l’adoption d’outils digitaux performants, tels que les logiciels de ticketing et de gestion des interventions est la bonne solution.

La digitalisation de la gestion de la propreté est l’intégration de technologies numériques (logiciels) pour la gestion des tâches liées à l’entretien des espaces publics.

Cette approche permet aux collectivités de rationaliser les processus et d’accélérer la gestion et le suivi des incidents. Les applications mobiles de gestion de propreté urbaine permettent aux collectivités de recueillir, centraliser, analyser et traiter les signalements de manière plus efficace. Le logiciel de propreté urbaine offre aux équipes de bureau, une visibilité en temps réel sur l’état de suivi des interventions.

Grâce à la digitalisation, la réactivité des équipes et la communication des informations auprès des parties prenantes est transparente.

La mise en place de solutions digitales dans la gestion de la propreté urbaine a des effets tangibles sur l’efficacité des services et la qualité des interventions. Voici les principaux impacts observés :

• Une réduction des délais d’intervention : En cas de volume élevé de demandes, la centralisation puis la priorisation des demandes permet de garantir un traitement prioritaire des incidents les plus critiques. Les délais de traitement sont donc réduits et l’efficacité des équipes renforcée.
• Une amélioration de la coordination : L’utilisation d’un logiciel de ticketing facilite la communication et la coordination entre les différents services de gestion de la propreté urbaine. Toutes les informations sont centralisées sur une même plateforme accessible à toutes les équipes (agent de propreté urbaine, agent de voirie, gestionnaire). Chaque signalement est dirigé vers l’équipe adéquate. Les équipes sur le terrain ont accès aux informations nécessaires via l’application mobile ou la plateforme web, tandis que les responsables peuvent suivre l’évolution des interventions en temps réel depuis leur bureau. Cette organisation du travail plus efficace réduit les risques de doublons ou de tâches mal affectées. La gestion des demandes, classées en fonction de leur nature, permet une organisation des équipes sur le terrain plus fluide et optimale.
• Une meilleure gestion des données : La plupart des logiciels de gestion de propreté urbaine génèrent des rapports détaillés, permettant aux collectivités d’analyser leurs performances. Grâce à une vue d’ensemble de leurs opérations, les données collectées permettent d’identifier des tendances. Cela peut être le cas de zones fréquemment signalées ou des périodes de forte demande.

En somme, la digitalisation transforme la gestion de la propreté urbaine, non seulement en la rendant mieux organisée et plus réactive, mais aussi plus collaborative et transparente.

Un logiciel de ticketing repose sur un système de gestion informatique permettant d’enregistrer des « tickets », pour suivre et résoudre des demandes ou incidents. Lorsqu’un problème survient, un ticket est créé sur la plateforme. Il contient toutes les informations pertinentes sur l’incident : type de problème, emplacement, description et des pièces jointes comme des photos. Ce ticket sert de support centralisé pour gérer l’incident, assurer un suivi et attribuer les tâches et responsabilités.

Dans le domaine de la propreté urbaine, un logiciel de ticketing est conçu pour faciliter la gestion des signalements liés à l’entretien des espaces publics. Qu’il s’agisse des déchets abandonnés, des dégradations du mobilier urbain ou des dépôts sauvages. Il permet de centraliser les demandes, de les attribuer automatiquement aux équipes ou techniciens compétents et d’assurer un suivi transparent de l’avancement des interventions. De la même manière, dans le secteur du facility management, le logiciel de ticketing permet d’optimiser la gestion des tâches et des demandes liées à l’entretien des bâtiments et installationsEt, ce de la création du ticket jusqu’à sa résolution.

Voici les étapes clés qui permettent une gestion optimisée des demandes de manière fluide et structurée avec un système de ticketing :

1. Signalement de l’incident : via une application mobile ou un portail web, un utilisateur effectue une demande d’intervention (déchet encombrant, mobilier endommagé, dépôt sauvage…).
2. Création automatique du ticket : le signalement est transformé en ticket contenant toutes les informations nécessaires (type d’incident, localisation, photo éventuelle).
3. Attribution de la demande : le ticket est automatiquement assigné à l’équipe ou au technicien disponible la/le plus proche.
4. Intervention sur le terrain : l’équipe reçoit la notification et intervient rapidement.
5. Suivi et clôture de l’intervention : les équipes mettent à jour le ticket une fois l’intervention réalisée, permettant au demandeur et à la collectivité de suivre l’état d’avancement.

En centralisant les signalements et en optimisant l’allocation des ressources, le logiciel de ticketing ou encore logiciel de propreté urbaine, améliore la gestion des espaces publics.

Europe Service Voirie, est une entreprise spécialisée dans la gestion de la propreté urbaine. Elle assure l’entretien des espaces publics de plusieurs grandes villes et est responsable de divers services essentiels, incluant :

• le balayage mécanisé et manuel des espaces publics
• le lavage mécanisé de ces mêmes espaces
• l’entretien du mobilier urbain.

En plus de garantir une propreté irréprochable, elle a pour mission de veiller à la sécurité des citoyens dans l’espace public. Avant la digitalisation de son activité, elle devait faire face aux problèmes suivants :

• Des signalements disparates concernant la propreté (ex : des dépôts sauvages) provenaient de multiples canaux (téléphone, email, formulaire web, etc.), ce qui rendait difficile leur centralisation et leur traitement rapide.
• Un manque de transparence et de traçabilité : les responsables des équipes n’avaient pas de visibilité en temps réel sur l’état des interventions en cours. Ce qui compliquait la gestion des ressources et la communication entre les différents intervenants.
• La coordination des équipes : les équipes d’intervention étaient mal coordonnées, entraînant des difficultés dans la répartition des tâches. Parfois, certaines zones étaient nettoyées plus d’une fois, tandis que d’autres restaient négligées.
• La relation avec les citoyens : ils se plaignaient de la propreté et n’obtenaient pas toujours de retour rapide sur l’avancement des demandes. Ce qui générait de l’insatisfaction.

Pour augmenter son efficacité et la satisfaction de ses clients, l’entreprise a choisi de mettre en place un logiciel de ticketing, adapté à ses besoins spécifiques. Ils ont alors déployé le logiciel de ticketing Keyclic dans 4 villes avec 58 utilisateurs.

Europe Service Voierie, acteur clé de la propreté urbaine, a donc optimisé à plusieurs niveaux sa gestion d’interventions, grâce au logiciel de ticketing Keyclic.

Les résultats incluent :

1.    La réduction des délais d’intervention avec une prise en charge rapide des demandes et une meilleure répartition de la charge de travail entre les équipes.

2.    Le renforcement de la coordination des équipes : En centralisant les informations et en automatisant le flux de travail, Keyclic facilite la coordination des équipes sur le terrain et entre les responsables des différents services.

3.    La transparence accrue : Avec l’accès en temps réel aux informations via le logiciel de propreté urbaine, les équipes ont une visibilité complète sur l’état des interventions. Cette transparence permet aux gestionnaires de suivre l’avancement des demandes et aux équipes de suivre les actions en cours. La collaboration et la confiance dans la gestion de la propreté urbaine sont renforcées.

En utilisant le logiciel Keyclic, ESV a amélioré l’efficacité de ses opérations de propreté urbaine, optimisé ses coûts tout en augmentant la qualité du service rendu.

Utiliser un logiciel de gestion de la propreté urbaine permet aux collectivités de gérer efficacement les défis liés à l’entretien des espaces publics. Elles peuvent ainsi améliorer la réactivité des équipes, optimiser la répartition des ressources et faciliter la planification des interventions.

Grâce à une gestion centralisée et une visibilité en temps réel, ces outils permettent de réduire les coûts et les délais d’intervention tout en augmentant la satisfaction des citoyens.

On imagine déjà les bénéfices qu’auraient les avancées technologiques actuelles telles que l’Internet des Objets (IoT), sur la gestion de propreté urbaine. L’intégration de capteurs IoT aux équipements urbains permettrait d’enrichir les logiciels actuels en fournissant des données en temps réel sur les demandes et les interventions. La gestion des espaces publics urbains se révèlerait être encore plus fluide et efficace.