LES FONCTIONNALITÉS PARTAGÉES PAR TOUS LES UTILISATEURS
Les fonctionnalités du demandeur
Formulaire de demande personnalisé
Configurez simplement votre formulaire type de demandes, avec uniquement des informations pertinentes pour vos process.
Geolocalisation automatique
Les émetteurs des demandes sont automatiquement géolocalisés dans le bon appartement, le bon site ou la bonne zone en fonction de votre paramétrage.
Système de notification par email et push
Vos émetteurs de demandes peuvent suivre en temps réel l’avancée de celles-ci grâce à un système de notifications in-app, push et email en fonction de leurs préférences.
Soutien des demandes
Afin d’éviter les doublons, les émetteurs de demandes peuvent choisir de créer une nouvelle demande ou de soutenir une demande déjà créé par un autre utilisateur et ainsi suivre la résolution de celle-ci.
Système d’astreinte
Configurez les heures d’ouverture de vos entreprises intervenantes et proposez des contacts d’urgence en cas de fermeture afin que vos clients bénéficient d’un service optimal à tout heure.
Système de relances
Ne perdez plus de temps à contacter chaque interlocuteur impliqué dans la prise en charge d’une demande. Sur Keyclic, vous pouvez faire une réclamation en un clic et ainsi relancer l’interlocuteur concerné par la demande.
Recueil des avis
Mesurez facilement le taux de satisfaction de vos clients en recueillant leurs retours d’expérience et leurs avis sur la résolution de leurs demandes. Une façon simple d’être à l’écoute de vos clients et de leur offrir un service client optimal.
Conversation sur les demandes
Facilitez la communication entre les différents interlocuteurs grâce à un système de conversation directement sur les demandes et gardez ainsi facilement une trace de vos échanges.
Module de pré-livraison
Réalisez vos visites de pré-livraison avec notre outil. Émettez en quelques clics les réserves du logement et générez vos rapports de pré-livraison. Connectez toutes les entreprises intervenantes sur la même plateforme et réduisez le nombre de réserves de vos livraisons.
Module de livraison
Gérer vos livraisons n’a jamais été aussi simple. Identifiez les dernières réserves du logement et/ou des parties communes, générez et signez vos rapports de visite de livraison directement depuis votre application.
Ajout des plans
Vous avez la possibilité de rattacher des plans à chacun de vos logements /bâtiments/ sites. Vos clients peuvent ainsi placer des repères sur ces plans afin de préciser la localisation de leurs demandes.
Rapports d’activités hebdomadaires
Recevez toutes les semaines un rapport d’activité directement dans votre boite mail. Gardez ainsi un œil sur vos demandes à clôturer, les nouvelles demandes et les performances des entreprises intervenantes.
Automatisation des tâches
Paramétrez vos différentes entreprises intervenantes et attribuez de façon totalement automatisée les nouvelles réserves aux bonnes entreprises. Réduisez votre temps de traitement et accélérez la prise en charge des réserves par les bons intervenants.
Configuration personnalisée
Créez des statuts personnalisés pour identifier l’étape à laquelle se trouve votre réserve, définissez des rôles utilisateurs avec des permissions spécifiques qui conviennent à vos processus métier et configurez vos différentes phases (pré-livraison, livraison, GPA…). Ensuite, automatisez les actions de transmission des réserves et/ou de relances à l’ensemble de vos parties prenantes.
Priorisation des demandes
Évaluez l’importance de vos demandes par degré de priorité et déclenchez des actions dessus en suivant.
Export PDF et Excel
Sélectionnez des jeux de données selon différents critères et exportez les au format de votre choix.
Filtres de tri
Appliquez un ou plusieurs filtres afin d’afficher et de traiter uniquement les demandes correspondants à vos critères.
Rôles configurables
Donnez des autorisations d’accès et d’actions différenciées selon les rôles et les responsabilités des utilisateurs.
Relances automatiques
Vous perdez du temps à relancer vos intervenants ? Plus maintenant. Keyclic relance automatiquement vos entreprises toutes les semaines avec un email récapitulant leurs interventions à réaliser et celles à clôturer.
Gestion d’équipes
Configurez vos équipes d’intervenants et transférez vos demandes à plusieurs agents à la fois sans perdre de vue l’état d’avancée de l’incident.
Gestion des phases
Faites vos pré-livraisons, livraisons et réserves de GPA sur une seule plateforme et gérez leur résolution en temps réel. Distinguez automatiquement chaque réserve en fonction de sa phase et obtenez des statistiques précises sur chacune d’entre elles.
Gestion de documents
Centralisez tous les documents relatifs aux logements que vous gérez sur une même plateforme et partagez les avec les occupants de ceux-ci. Vos entreprises intervenantes peuvent générer et faire signer des quitus d’intervention en quelques clics depuis leur mobile.
Gestion de vos occupants
Nouvel utilisateur ? Changement de coordonnées ? Vous avez la main sur tous les membres rattachés à votre organisation et pouvez ajouter ou supprimer à tout moment des utilisateurs. Vos nouveaux usagers reçoivent automatiquement par mail une invitation pour utiliser Keyclic.
Gestion de vos catégories/corps d'états
Paramétrez en quelques clics vos différentes catégories de demandes ou corps d’états. Rattachez celles-ci à une entreprise spécifique et automatisez l’attribution des nouvelles demandes de cette catégorie à cette entreprise.
Statistiques personnalisées
Gardez un œil sur les délais d’interventions et optimisez vos engagements contractuels. Prenez des décisions fondées sur des données concrètes et améliorez la performance de vos équipes grâce à des reportings hebdomadaires ou des exports de statistiques personnalisés selon vos filtres et critères.
Système invitation conforme RGPD
En quelques clics vous pouvez inviter de nouveaux utilisateurs à se créer un compte sur Keyclic et commencer à utiliser la plateforme sur votre organisation. Automatiquement, une invitation conforme au RGPD est envoyée au nouvel utilisateur.
Historisation des actions sur la demande
Votre plateforme garde un historique de chaque action passée sur une demande. Cela vous permet ainsi de respecter vos engagements contractuels et de garder une trace de chaque étape de la prise en charge de la demande.
SAV très réactif
Nos équipes de support sont à votre écoute du lundi au vendredi et nous nous efforçons de vous répondre le plus rapidement possible.
LES FONCTIONNALITÉS DES ENTREPRISES INTERVENANTES
Les fonctionnalités des intervenants
Saisie de ses activités en temps réel
Sur Keyclic, vous pouvez informer le gestionnaire des demandes en temps réel de votre activité sans pour autant perdre de temps. En un clic, vous informez les différents interlocuteurs de la prise en charge de la demande, la planification d’un horaire de passage ou de la clôture de la demande.
Planification d’interventions
Grâce au système de planification d’intervention, vous pouvez indiquer directement sur l’application la date et l’horaire de votre passage et en informer ainsi le demandeur et le gestionnaire. Vous pouvez ensuite facilement ajouter cette information à votre calendrier (Google Agenda, Yahoo, Outlook ou Office 365).
Génération automatique et signature d’un quitus d’intervention
Keyclic vous facilite grandement votre travail administratif en générant automatiquement un quitus d’intervention à la clôture de votre intervention. Le demandeur signe ce quitus directement sur l’application mobile et le document est rattaché à la demande et le gestionnaire peut le télécharger en un clic.
Détails et historique de l’intervention
Afin de faciliter le respect de vos engagements contractuels, vous disposez d’un historique détaillé des actions effectuées sur chaque demande, disponible à tout moment.
Mode hors ligne
Vous ne disposez pas toujours de réseau sur vos lieux d’intervention ? Pas de problème avec l’application Keyclic. Elle dispose d’un mode hors ligne qui se synchronise automatiquement dès le retour du réseau.
Ajout de photos justificatives
Justifiez votre intervention grâce à l’ajout de photos sur la demande avant et après votre intervention grâce à l’appareil photo intégré dans l’application.
Rapports d'activité hebdomadaires
Recevez toutes les semaines un rapport d’activité directement dans votre boite mail. Gardez ainsi un œil sur vos interventions à clôturer, celles à planifier et les performances de vos équipes.
Gestion des équipes
Configurez vos équipes d’intervenants et transférez vos demandes à plusieurs agents à la fois sans perdre de vue l’état d’avancée de l’incident.
Multi-supports
Profitez de Keyclic quel que soit le support que vous souhaitez utiliser. L’application est disponible sur mobile, tablette et ordinateur.
API interconnectable
Vous utilisez déjà des outils en interne et vous souhaitez proposer les services Keyclic en complément de ceux-ci ? Pas de problèmes, notre API s’interface sur vos logiciels déjà utilisés pour vous permettre de profiter de Keyclic sans multiplier les outils.
Protection des données
Nous prenons la sécurité de vos données très au sérieux. Aucune utilisation commerciale n’est faite de celles-ci et notre solution est entièrement conforme au RGPD.
Applications en marque grise/ marque blanche
Nous proposons notre application en marque grise ou marque blanche pour vous permettre d’offrir à vos clients une application à votre image en respectant votre charte graphique, vos éléments de langage et votre présence sur les boutiques Apple et Android.